همه‌گیری ویروس کرونا شرایط بی‌سابقه‌ای را برای کسب‌وکارها ایجاد کرد و شرکت‌ها در مقیاس‌های مختلف تلاش کردند تا با شرایط جدید سازگار شوند. در این دوره با توجه به تعطیلی موقت بسیاری از شرکت‌ها، مقررات رفت‌وآمد و نیز پروتکل‌های بهداشتی، دورکاری به‌عنوان بهترین گزینه مورد توجه قرار گرفت. در همین زمان نرم‌افزارهای فراوانی برای ایجاد تعامل بین اعضای دورکار تیم‌های کاری جهت مدیریت پروژه و انجام کارها طراحی و معرفی شدند. برخی از این نرم‌افزارهای قدیمی نیز در نسخه‌های جدید ویژگی‌های مناسب برای دورکاری را افزودند. در این مطلب بررسی می‌کنیم که آیا این نرم‌افزارها هنوز هم کارایی دارند یا خیر.

ظهور نرم‌افزارهای جدید دورکاری در دوران شیوع ویروس کرونا

برخی از شرکت‌ها در همان ماه‌های نخست بعد از شیوع ویروس کرونا، روش دورکاری را پذیرفتند. برخی دیگر نیز هرچند با اکراه اما مجبور به پذیرش این روش شدند. دورکاری در این دوره چالش‌های فراوانی داشت. تنوع نرم‌افزارهای دورکاری به‌اندازه امروز نبود و استفاده از نرم‌افزارهای موجود نیز نیاز به آموزش داشت. حتی برخی شرکت‌ها روش طراحی پلتفرم‌های اختصاصی دورکاری را برای شرکت خود انتخاب کردند. همچنین دورکاری نیازمند پلتفرمی برای مدیریت کارها به‌طور متمرکز است. امنیت پلتفرم نیز از دیگر چالش‌های پیش روی کسب‌وکارها و طراحان نرم افزار دورکاری بود.

همه این نیازها باعث شدند که شرکت‌های توسعه نرم افزار برای طراحی نرم افزارهای جدید یا ایجاد تغییرات در نرم افزارهای مدیریتی موجود تلاش کنند. بنابراین صدها نرم افزار دورکاری در همین دوره طراحی و معرفی شدند. اما آیا این نرم‌افزارها در دوران پس از کرونا نیز کاربرد دارند؟

کاربرد نرم افزارهای دورکاری در دوران بعد از کرونا

دوران همه‌گیری ویروس کرونا درست مانند یک بوته آزمایش عظیم بود که شرکت‌ها را در سراسر جهان با چالش سازگاری روبه‌رو کرد. بسیاری از شرکت‌ها با استفاده از روش‌های گوناگون از جمله استفاده از روش دورکاری، از این آزمون موفق و روسفید بیرون آمدند. اما در دوران بعد از کرونا چه اتفاقی افتاد؟ برای درک بهتر کافی است دورکاری را با یک مدل کوچک‌تر خود یعنی خدمات آموزش آنلاین مقایسه کنیم. اگرچه شیوع کرونا باعث رشد چشمگیر این روش ارائه خدمات آموزشی شد اما میزان کاهش آن در دوران عادی شدن شرایط بسیار اندک بود. زیرا موسسات آموزشی با مزایای آموزش آنلاین آشنا شدند.

در ادامه برخی از مزایای دورکاری را با هم مرور می‌کنیم:

انعطاف‌پذیری در ساعات کاری
امکان همکاری با متخصصان در شهرها، استان‌ها و حتی کشورهای دیگر
حذف هزینه رفت‌وآمد به محل کار
امکان برگزاری آنلاین جلسات کاری
صرفه‌جویی در زمان
کاهش استرس‌های کاری
تعادل بیشتر بین کار و زندگی
کاهش نیازهای سازمان به منابع گوناگون مانند دستگاه‌ها و ابزارهای فیزیکی
وجود نرم‌افزارهای متنوع با کارکردهای گوناگون برای دورکاری

همان‌طور که مشاهده می‌کنید، دورکاری مزایای بسیار زیادی دارد و دوره همه‌گیری کرونا باعث شد که حتی شرکت‌هایی که در برابر دورکاری مقاومت می‌کردند، آن را امتحان کنند و با مزایای آن آشنا شوند. به‌همین دلیل محبوبیت دورکاری بعد از دوره کرونا چندان کاهش نیافت. حتی می‌توانیم بگوییم محبوبیت این روش، با توجه به مزایای زیست محیطی، صرفه‌جویی در هزینه‌ و زمان و موارد دیگر همچنان روبه‌افزایش است. بنابراین استفاده از نرم‌افزارهای دورکاری هنوز هم رایج است. یک نکته دیگر این که بسیاری از این نرم‌افزارها فقط مناسب دورکاری نیستند، بلکه تعامل بین اعضای تیم‌های کاری را که در محل کسب‌وکار حضور دارند و مدیریت بر وظائف آن‌ها را نیز تسهیل می‌کنند. پس؛ بله! نرم‌افزارهای دورکاری همچنان محبوب، کاربردی و مفید هستند.

انواع نرم افزارهای دورکاری

نرم افزار دورکاری ابزاری برای تعامل آسان بین کارمندان بیرون از سازمان و مدیران و سرپرستان است. کاربران با استفاده از طریق این نرم‌افزارها، با وظائف خود آشنا می‌شوند، در جریان آخرین تغییرات پروژه قرار می‌گیرند، فایل‌ها را به اشتراک می‌گذارند و با استفاده از ویژگی‌هایی مانند چت داخلی با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. این نرم‌افزارها را می‌توان بر اساس تمرکز بر برخی از امکانات و یا استفاده از یک چارچوب خاص مدیریتی دسته‌بندی کرد.

بر این اساس برخی از ابزارهای پرکاربرد دورکاری عبارتند از:

نرم‌افزار کنفرانس ویدئویی
نرم‌افزار همکاری
نرم‌افزار مدیریت پروژه
نرم‌افزار چت آنلاین
نرم‌افزار بهره‌وری اداری
نرم‌افزار SaaS

معرفی بهترین نرم‌افزارهای دورکاری برای دوران بعد از کرونا

امروزه نرم‌افزارهای فراوانی برای تسهیل دورکاری در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. برای مثال یک نمونه مشهور از نرم افزار دورکاری پلتفرم گوگل درایو است. این پلتفرم تحت وب دارای فرمت فایل‌های متنوعی مانند گوگل شیت، گوگل اسلاید، گوگل فرم و Google Docs است. بنابراین کسب‌وکارها می‌توانند از این قالب‌های برای برنامه‌ریزی، گردآوری و ثبت اطلاعات و آنالیز داده‌ها استفاده کنند.

در ادامه با برخی از نرم‌افزارهای دورکاری دیگر آشنا می‌شویم:

پلتفرم Slack: پلتفرم Slack یکی از ابزارهای ارتباطی آنلاین برای کسب‌وکارها است که تعامل بین اعضای گروه را افزایش می‌دهد.
ابزار Hubstaff: هاب استاف یک پلتفرم برای برنامه‌ریزی و ردیابی پروژه در تایم لاین آن است. این پلتفرم همچنین ویژگی‌هایی مانند ردیابی جی پی اس و geofencing دارد. از طرف دیگر Hubstaff دارای یک نرم‌افزار حقوق و دستمزد می‌باشد و نیازهای سازمان به نرم‌افزار مجزا را کاهش می‌دهد.
نرم‌افزار Todoist: اگر به‌دنبال یک پلتفرم لیست آنلاین با ابزارهایی برای مدیریت وظائف هستید، Todoist گزینه‌ای مناسب است. در این نرم‌افزار می‌توانید اولویت وظائف و وابستگی‌ها را تعیین کنید. امکان به‌اشتراک‌گذاری لیست‌ها از امکانات این نرم‌افزار است.
نرم‌افزار ترلو: ترلو (Trello) ابزاری آنلاین برای مدیریت پروژه است که مدلی مشابه تابلوهای کانبان را ارائه می‌دهد. در این پلتفرم می‌توانید ستون‌هایی را برای هر مرحله از پروژه ایجاد کنید و کارت‌های وظائف را اضافه کنید.
نرم‌افزار میزیتو: یک نرم افزار بسیار کاربردی است که امکانات مدیریت پروژه و وظایف را در ختیار شما قرار می‌دهد. این نرم افزار امکانات دیگری نیز مانند گفتگوی آنلاین، مدیریت مشتریان و مدیریت مکاتبات نیز دارد که همه در یک نرم افزار واحد ارائه می‌شود.

کدام نرم‌افزار دورکاری را برای دوران بعد از کرونا انتخاب کنیم؟

در دوران بعد از کرونا همچنان سازمان‌های مختلف از روش دورکاری برای تخصیص وظائف و پیشبرد پروژه‌ها و فرآیندهای روتین کاری خود استفاده می‌کنند. ابزارهای آنلاین فراوانی برای تسهیل دورکاری در دسترس هستند که برای انتخاب آن‌ها ابتدا باید نیازهای کسب‌وکار و اعضای تیم خود را بسنجید. یک نکته مهم این‌که اگر به‌دنبال پلتفرمی جامع با امکانات فراوان هستید، معمولا نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ابزارهایی کاربردی هستند. همچنین پیشنهاد می‌کنیم پلتفرمی را انتخاب کنید که از زبان فارسی پشتیبانی کند و خدمات پشتیبانی را نیز به این زبان ارائه دهد. بنابراین بهترین گزینه یک پلتفرم ایرانی با بیشترین امکانات ممکن برای افزایش تعامل، برنامه‌ریزی، مدیریت زمان و وظائف باشد.