در تمامی کسب‌وکارهایی که جلسات حضوری و آنلاین را برای برنامه‌ریزی، اطلاع‌رسانی، هماهنگی و بهبود فرآیندها و پروژه‌های کاری خود برگزار می‌کنند، ایجاد سند صورتجلسه، رواج دارد. این سند شامل مواردی مانند نام افراد حاضر در جلسه، نام مدیر جلسه، هدف از برگزاری جلسه، مهم‌ترین نکات گفته شده در جلسه، نتایج و مصوبات جلسه و مواردی از این دست است. شما برای ایجاد صورتجلسه، ثبت موارد مورد نیاز و بایگانی آن‌ها می‌توانید از پلتفرم مدیریت پروژه میزیتو به عنوان نرم افزار مدیریت جلسات استفاده کنید.

صورتجلسه دقیقا چیست و صورتجلسه‌نگاری چه مراحلی دارد؟

جلسه‌های کاری ممکن است از ده دقیقه تا چندین ساعت طول بکشند. در این جلسات اعضای تیم‌های کاری نظرات خود را با یکدیگر در میان می‌گذارند و مواردی مانند موانع انجام پروژه، مشکلات فرآیند، کمبودهای منابع، اهداف پروژه، شرایط توزیع وظایف و ... از مواردی هستند که در جلسات کاری گوناگون در فضای کسب‌وکار درباره آن‌ها صحبت می‌شود. بسیاری از این اطلاعات ارزش بالایی دارند و از سوی دیگر ثبت آن‌ها راهکاری برای بازنگری در این موضوعات و مباحث، ایجاد گزارش‌های کاری و افزایش هماهنگی با اعضای گروه با استفاده از به‌اشتراک‌گذاری این اسناد است.

برخی از مراحل صورتجلسه‌نگاری نیز عبارتند از:

ایجاد پیش‌نویس یا برنامه‌ریزی برای جلسه
ثبت اطلاعات مربوط اعضا و لیست حاضران و غایبان
رونویسی مهم‌ترین نکات مطرح شده در جلسه
به‌اشتراک‌گذاری صورتجلسه با اعضا و مدیران
ذخیره‌سازی صورتجلسه برای بازنگری و ارجاع در آینده

چرا به میزیتو برای ثبت و ذخیره‌سازی صورتجلسه نیاز داریم؟

امروزه دیگر روش ثبت دستی و ایجاد اسناد کاغذی در محیط کسب‌وکارها جایگاهی ندارد. به‌ویژه در کسب‌وکارهایی دارای سیستم‌های جامع مدیریتی یا نرم‌افزاری مدیریت پروژه هستند، تمامی اطلاعات و اسناد در سازمان باید به‌شکل دیجیتالی ایجاد و ثبت شوند. بنابراین سازمان‌ها تلاش می‌کنند تا از نرم‌افزارها و پلتفرم‌های تحت وبی استفاده کنند که برای کارهای مختلفی از جمله ثبت و ذخیره‌سازی صورتجلسه توسعه یافته‌اند. پلتفرم میزیتو یکی از برترین پلتفرم‌های تحت وب مدیریت است که این قابلیت را ارائه می‌دهد. در ادامه با برخی از مزایای استفاده از این قابلیت میزیتو آشنا می‌شویم.

یادآوری اطلاعات مهم جلسه

در جلسات کاری ممکن است آمارها و ارقامی در مورد منابع، موارد مرتبط با زمان‌بندی پروژه‌ها، نیازهای مرتبط با بهبود فرآیند و موارد دیگر مطرح شوند. با ثبت این موارد در پلتفرم میزیتو می‌توانید در هر زمانی به آن‌ها دسترسی داشته باشید.

ارائه صورتجلسه به غایبان

در بسیاری از جلسات ممکن است برخی از اعضای تیم نتوانند در جلسه حاضر شوند. بنابراین شما می‌توانید خلاصه موضوعات مطرح شده در جلسه، موارد تصویب شده و اطلاعات دیگر را از طریق صورتجلسه ایجاد شده در پلتفرم میزیتو برای غایبان جلسه ارسال کنید.

بررسی آسان پیشرفت پروژه‌ها

پلتفرم‌های مدیریت پروژه دارای ابزارهای متعددی برای پیگیری پیشرفت مانند نمودار گانت هستند که کارایی آن‌ها معمولا از صورتجلسه بیشتر است. با این حال صورتجلسه حالتی رسمی‌تر دارد زیرا دقیقا می‌دانید چه کسی با چه مقامی چه اطلاعاتی را در مورد زمان‌بندی پروژه‌ و یا وظائف افراد گفته است. از طرف دیگر با استفاده از این اطلاعات می‌توانید میزان پیشرفت پروژه و انجام کارها را نسبت به انتظارات و اهداف بررسی کنید.

افزایش مسئولیت‌پذیری

از جمله نکات قابل طرح در جلسات می‌توان به تخصیص وظائف اشاره کرد. برخی از این وظائف در سطح خُرد ممکن است حتی در نمودارهای گانت نیز ثبت نشوند. اما ثبت آن‌ها در صورتجلسه و به‌اشتراک‌گذاری با افرادی که باید کارها را انجام دهند، میزان مسئولیت‌پذیری افراد را افزایش می‌دهد.

برنامه‌ریزی بهتر

نخستین صورتجلسه‌ها که از زمان تصمیم‌گیری‌ها و بررسی‌های اولیه برای کسب‌وکار ایجاد می‌شوند حاوی اطلاعات مهمی از جمله تحقیقات اولیه در مورد پروژه، محدودیت‌های پروژه‌، برآوردهای اولیه در مورد منابع، مهارت‌های مورد نیاز برای انجام کارهای مختلف و افراد پیشنهادی برای تیم‌ها هستند. بنابراین در مرحله برنامه‌ریزی به بهترین شکل می‌توانید به بایگانی صورتجلسه‌ها در میزیتو مراجعه کرده و از این اطلاعات برای بهبود برنامه‌ریزی خود استفاده کنید.

یک نقطه شروع بهتر برای جلسه بعدی

در زمان ایجاد یک پیش‌نویس برای جلسه بعدی، بهترین روش این است که صورتجلسه جلسه قبل را مطالعه کنید. مزیت استفاده از میزیتو نیز برای این کار این است که دیگر نیازی نیست به بخش بایگانی فیزیکی اسناد مراجعه کنید، بلکه می‌توانید از طریق پنل خود در این پلتفرم، به‌راحتی در هر زمان و مکان به سند صورتجلسه قبلی دسترسی داشته باشید.

ثبت اطلاعات جلسات اعضای تیم و جلسات مشتریان

بسیاری از نکاتی که تا اینجا مطرح کردیم، مربوط به جلساتی بودند که با حضور اعضای تیم‌های کاری در زمان انجام پروژه‌ها در سازمان‌ها و کسب‌وکارها برگزار می‌شوند. با این حال شما می‌توانید با پلتفرم میزیتو صورتجلسه را برای جلساتی نیز ایجاد کنید که مدیران یا اعضای تیم در نقش‌های مختلف در حضور مشتریان برگزار می‌کنند. برای مثال در این جلسات ممکن است مواردی مانند میزان پیشرفت پروژه از سوی اعضای تیم و یا انتظارات جدید از سوی مشتریان مطرح شوند. بنابراین ثبت و ذخیره‌سازی این اطلاعات در میزیتو نیز بسیاری اهمیت دارند.

ایجاد صورتجلسه ساده و پیشرفته با میزیتو

میزیتو یکی از پلتفرم‌های برتر مدیریت پروژه است که در هر بخش، قابلیت‌های پیشرفته و مهندسی‌شده فراوانی را ارائه می‌دهد. برای مثال در قابلیت ثبت صورتجلسه برای کسب‌وکار، امکان ایجاد دو نوع صورتجلسه وجود دارد که عبارتند از صورتجلسه ساده و پیشرفته. ثبت صورتجلسه ساده، فقط یک مرحله دارد اما در آن نیز می‌توانید تمامی اطلاعات مرتبط را بنویسید و همچنین مصوبات جلسه را تعیین کنید. مدل پیشرفته صورتجلسه در میزیتو اما کاربردها و ویژگی‌های بیشتری دارد. این مدل مناسب زمانی است که به ایجاد پیش‌نویس برای جلسه نیز نیاز داشته باشید.

صورتجلسه پیشرفته میزیتو شامل این بخش‌های کاربردی و مراحل ثبت است:

ایجاد پیش‌نویس برای تعیین موضوع جلسه و جزئیات اولیه و نیز دعوت پیامکی از اعضا
بخش جلسه در حال تشکیل برای حضور و غیاب و نگارش شرح جلسه و نیز تعیین مصوبات
بخش ارجاع مصوبات به اعضا برای تایید و ابلاغ نهایی

میزیتو؛ پلتفرمی کاربردی برای ثبت و بایگانی انواع صورتجلسه

میزیتو جامع‌ترین پلتفرم مدیریت پروژه آنلاین است که قابلیت‌های فراوانی را ارائه می‌دهد. یکی از مزایای این پلتفرم در این است که کسب‌وکارها می‌توانند دقیقا متناسب با نیازهای خود از قابلیت‌های آن استفاده کنند. یکی از قابلیت‌های بی‌نظیر این پلتفرم تحت وب نیز امکان ایجاد و مدیریت جلسات در قالب انواع صورتجلسه ساده و پیشرفته است. شما می‌توانید بدون نیاز به قلم و کاغذ و با استفاده از امکاناتی مانند فراخوان پیامکی، امکان به‌اشتراک‌گذاری، ارسال برای کسب تایید، ابلاغ نهایی و ... از این قابلیت‌ها برای افزایش همکاری‌های تیمی و مدیریت بهینه پروژه و کسب‌وکار خود استفاده کنید.